Aprender como calcular INSS envolve duas etapas: identificar a base de cálculo do trabalhador e consultar a tabela do INSS atualizada, divulgada todos os anos pelo Governo Federal.
Abaixo você pode ver 2 passos que podem facilitar drasticamente no aprendizado de como calcular o INSS.
O salário base e demais remunerações do trabalhador constam nos relatórios da folha de pagamento, no holerite e na carteira profissional (devendo ser consultados os valores atualizados).
Nas empresas onde os dados dos empregados e informações quanto à folha de pagamento estão em um sistema informatizado ou planilhas, basta consultá-los para obter o salário base e demais informações sobre remunerações variáveis.
Obs.: o INSS incide sobre horas extras, adicional noturno e adicional de periculosidade. Logo, ao salário base devem ser somados esses valores, chegando à base de cálculo para desconto do INSS. O desconto de INSS incide também sobre o pagamento de férias e 13º dos trabalhadores.
O segundo passo de como calcular INSS é consultar a tabela contendo as alíquotas a serem aplicadas de acordo com a base de cálculo do trabalhador. Essa tabela é amplamente divulgada pela internet, sendo alterada todos os anos de acordo com as políticas estabelecidas pelo Governo Federal. Abaixo consta tabela do INSS:
| Tabela INSS 2018 – Atualizada | |
| Base de cálculo | Alíquota (%) |
| Até R$1.693,72 | 8% |
| De R$1.693,73 a R$2.822,90 | 9% |
| De R$2.822,91 a R$5.645,80 | 11% |
| Para base de cálculo acima de R$5.645,80, o valor máximo de desconto é de R$621,04 | |
Fonte: Diário Oficial da União.
Conforme passo a passo e dados da tabela INSS, vejamos como funciona o cálculo na prática.
Base de cálculo = R$1.900,00
Alíquota de desconto = 9%
Cálculo do INSS = R$1.900,00 x 9%
Valor do INSS a ser descontado = R$171,00
Base de cálculo = R$990,00
Alíquota de desconto = 8%
Cálculo do INSS = R$990,00 x 8%
Valor do INSS a ser descontado = R$79,20
Base de cálculo = R$3.500,00
Alíquota de desconto = 11%
Cálculo do INSS = R$3.500,00 x 11%
Valor do INSS a ser descontado = R$385,00
Base de cálculo = R$6.200,00
Aplica-se teto do desconto = R$621,04
Valor do INSS a ser descontado = R$621,04
Obs.: conforme estipulado na tabela, para valores acima de R$5.645,80 aplica-se o teto para desconto máximo de INSS, que é de R$621,04.
As empresas precisam fazer o cálculo do INSS dos empregados pois esse valor deve ser descontado todos os meses dos funcionários e repassados à Previdência Social, mantendo cada trabalhador em dia com a contribuição. Trata-se de uma obrigação de todas as empresas que mantém funcionários vinculados ao regime CLT.
Toda empresa tem até o dia 20 do mês seguinte ao fechamento da folha de pagamento dos funcionários para realizar o pagamento do INSS por meio da GPS – Guia da Previdência Social. Ex: logo após fechar a folha de pagamento do mês de fevereiro, a empresa tem até o dia 20 de março para efetuar o pagamento do INSS apurado em fevereiro.
Pelo fato de a falta de pagamento do INSS dos empregados ser configurada como apropriação indébita, a empresa responde judicialmente, incorrendo multas pesadas e o risco de os proprietários da empresa serem presos.
A lei trata com extremo rigor as empresas que não recolhem o INSS dos empregados, pois este valor é descontado mensalmente dos trabalhadores. Logo, quando não é pago corretamente o INSS dos empregados, a empresa está se apropriando de um valor que não pertence a ela.
No caso de empresas de médio e grande porte, com grande volume de trabalhadores, os cálculos da folha de pagamento (incluindo o INSS) são feitos por softwares. Ainda assim, é indispensável que os funcionários do RH saibam exatamente como calcular INSS, compreendendo a lógica do sistema.
Além de saber como calcular INSS, os funcionários do RH devem estar aptos a esclarecer outras dúvidas dos colaboradores relacionadas ao cálculo do FGTS, IRRF etc.
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